Pierwszy audyt.
Większość firm wspieranych przez inwestorów musi spełnić ustawowy obowiązek przeprowadzenia audytu już w pierwszym lub drugim roku działalności, zanim ktokolwiek zdąży to zaplanować.
Rozwiązania · Przygotowanie do audytu
Przygotowanie do audytu dla startupów i firm technologicznych
Numminen Advisory przygotowuje firmy technologiczne do audytu ustawowego i grupowego. Przygotowanie do audytu oznacza, że firma potrafi udokumentować, uzgodnić i wyjaśnić swoje dane finansowe, zanim audytor o to poprosi, dzięki czemu audyt skupia się na tym, co naprawdę ma sprawdzić, bez konieczności ustalania najpierw, jak sporządzono sprawozdania finansowe.
Audyt nie kończy się źle dlatego, że firma zrobiła coś źle. Kończy się źle, bo na bieżąco nie zebrano dokumentacji potwierdzającej zwykłe decyzje, a zebranie jej po fakcie zajmuje tygodnie, których nie ma w kalendarzu zamknięcia.
Cut-off przychodówRozliczenia wewnątrzgrupoweŚrodki trwałePodmiot powiązany
3 zamknięte, 1 otwarty
Kiedy firmy tego potrzebują
Cztery sytuacje, a w każdej z nich praca wygląda inaczej.
Zmiana audytora.
Nowa firma ponownie weryfikuje salda początkowe i zasady rachunkowości, które poprzednia firma akceptowała od lat. Długo stosowane rozwiązania są otwierane na nowo, zazwyczaj w najgorszym możliwym momencie.
Pierwszy audyt grupowy.
Skonsolidowane dane, eliminacje wewnątrzgrupowe i pakiety sprawozdawcze spółek zależnych są po raz pierwszy analizowane razem, a audyt grupy to zupełnie inne zadanie niż trzy oddzielne audyty poszczególnych spółek.
Trudny audyt w zeszłym roku.
Niezamknięte punkty z listu do zarządu wracają, a to właśnie w drugim roku audytor ocenia, czy dział finansowy się poprawia, czy dryfuje.
Sztuczna inteligencja w finansach
Jak sztuczna inteligencja zmienia pracę nad przygotowaniem do audytu
W przygotowaniu do audytu sztuczna inteligencja zajmuje się śledzeniem zapytań i uzgadnianiem pozycji. Przypisuje każde zapytanie audytora do dokumentów, które je potwierdzają, uzgadnia zestawienia wiodące z bilansem próbnym i sygnalizuje braki na kilka tygodni przed rozpoczęciem badania właściwego. W Numminen Advisory Joanna Numminen sprawdza, co trafia do audytora, i odpowiada za osądy, które audyt będzie weryfikował.
| Zadanie finansowe | Co robi teraz sztuczna inteligencja | Co pozostaje w gestii dyrektora finansowego |
|---|---|---|
| Lista PBC | Przypisuje każde zapytanie audytora do dokumentu, który je potwierdza. | Co jest przekazywane audytorowi i w jakiej formie. |
| Zestawienia wiodące (lead schedules) | Tworzy zestawienia wiodące na podstawie bilansu próbnego i uzgadnia je. | Przegląd sald i wyjaśnień, które za nimi stoją. |
| Uzgodnienia | Każdego dnia roboczego uzgadnia rachunki bankowe i księgi pomocnicze z księgą główną. | Wyjaśnianie rozbieżności i wszelkie korekty. |
| Umowy i leasingi | Wskazuje umowy bez odpowiadającej im dokumentacji lub bez ujęcia księgowego. | Wybrane ujęcie i stanowisko przyjęte wobec audytora. |
Jak to działa
- Joanna szkoliła się w audycie w Deloitte, dlatego środowisko pracy jest zbudowane wokół tego, o co pytają audytorzy.
- Tracker PBC działa każdego dnia roboczego o 7:00 w miesiącach poprzedzających badanie właściwe.
- Nic nie trafia do audytora bez zgody dyrektora finansowego.
Czego oczekują audytorzy i gdzie pojawiają się problemy
Większość tarć dotyczy siedmiu obszarów.
Ujmowanie przychodów. Spisane zasady, umowy, na których się opierają, oraz dowody, że zasady te były stosowane w ten sam sposób przez cały rok.
Kapitalizacja kosztów rozwoju. Zastosowane kryteria, osąd zapisany w tamtym czasie oraz dane o godzinach pracy, które uzasadniają te kwoty.
Przychody z dotacji i finansowania publicznego. Moment ujęcia, związane z nimi warunki oraz to, czy coś nadal podlega zwrotowi.
Salda wewnątrzgrupowe i salda grupy. Obie strony się zgadzają, w tym samym okresie, a logika eliminacji jest udokumentowana.
Ujęcie w prawidłowym okresie (cut-off). Rozliczenia międzyokresowe, przedpłaty, przychody przyszłych okresów i niezafakturowane należności trafiają do okresu, którego dotyczą.
Kontrole i zatwierdzenia. Kto co zatwierdził, z dowodami i dokumentacją. W firmie zatrudniającej czterdzieści osób to zazwyczaj najsłabszy obszar i właśnie ten audytorzy komentują najczęściej.
Procedury ograniczania ryzyka. Polityki i dowody na to, że firma zabezpiecza się przed zagrożeniami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
Pod wszystkimi siedmioma kryje się ten sam schemat. Decyzja była rozsądna. Brakuje jednak zapisu, że podjęto ją świadomie.
Na czym polega ta praca
Przygotowanie odbywa się przed audytem, a nie równolegle z nim.
Ocena gotowości
Każdy z powyższych obszarów sprawdzamy w świetle istniejących dowodów, a wynikiem jest pisemna lista ustaleń uszeregowanych według ryzyka audytowego i nakładu pracy potrzebnego do ich zamknięcia.
Działania naprawcze według priorytetów
Spisujemy zasady rachunkowości tam, gdzie ich brakuje, odbudowujemy uzgodnienia, które się nie zgadzają, i zapisujemy osądy, póki osoby, które je podjęły, wciąż pamiętają, dlaczego tak zdecydowały.
Dokumentacja audytowa, którą prowadzi twój zespół
Zestawienia przygotowane w formacie oczekiwanym przez audytora, za które odpowiada twój kontroler finansowy, a nie my, dzięki czemu przyszłoroczny audyt zaczyna się od istniejącej dokumentacji.
Jak zacząć współpracę
Ocena przygotowania do audytu
Diagnoza o ustalonym zakresie, trwająca od trzech do pięciu dni, zakończona pisemną notatką z ustaleniami, zawierającą uszeregowaną listę działań naprawczych oraz szacunek nakładu pracy dla każdego punktu.
Działania naprawcze
Wyceniane jako projekt na podstawie ustaleń albo wliczane w abonament, jeśli firma już go ma. Firmy przygotowujące się do pierwszego audytu grupowego zazwyczaj potrzebują też prac nad konsolidacją, których zakres opisujemy na osobnej stronie.
Kto wykonuje tę pracę
Numminen Advisory została założona i jest prowadzona przez Joannę Numminen. Joanna szkoliła się w audycie w Deloitte, zanim przeszła do pracy po stronie firmy, więc przygotowanie powstaje z perspektywy zarówno audytora, jak i firmy. Prowadziła równolegle fińską sprawozdawczość ustawową, MSSF i US GAAP w grupie składającej się z wielu podmiotów, budowała od podstaw systemy kontroli oraz prowadziła finansowanie publiczne przez raportowanie kosztów i audyt. Od 2017 roku posiada uprawnienia ACCA.
Ile kosztuje zwlekanie
Nieprzygotowany audyt kosztuje w trzech miejscach naraz. Rosną opłaty za audyt, bo firma audytorska rozlicza czas poświęcony na szukanie rzeczy, które można było po prostu przekazać. Zamknięcie się przedłuża, bo twój kontroler finansowy odpowiada na pytania, a kolejny miesiąc czeka. A list do zarządu staje się dłuższy, a to właśnie ten dokument inwestor czyta jako pierwszy, gdy zaczyna się due diligence.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest przygotowanie do audytu?
Przygotowanie do audytu to stan, w którym przed rozpoczęciem audytu zebrane są wszystkie dowody, uzgodnienia, zasady i udokumentowane osądy, o które poprosi audytor. To prace przygotowawcze przeprowadzane przez firmę, a nie część samego audytu.
Kiedy fińska firma musi poddać się audytowi?
Audytora trzeba powołać, chyba że zarówno w zakończonym, jak i w bezpośrednio poprzedzającym roku obrotowym spełniony był co najwyżej jeden z trzech warunków: suma bilansowa powyżej 100 000 €, obroty powyżej 200 000 € albo średnio więcej niż trzech pracowników. Większość firm wspieranych przez inwestorów szybko przekracza dwa z tych trzech progów.
Z jakim wyprzedzeniem powinniśmy zacząć?
Trzy miesiące przed końcem roku w przypadku pierwszego audytu. Wcześniej, jeśli w ciągu roku pojawił się nowy podmiot, nastąpiła zmiana standardów rachunkowości lub otrzymano znaczną dotację.
Czy nasz audytor może nam powiedzieć, jak się przygotować?
Może opisać, o co będzie prosić, i powinien to zrobić. Nie może przygotować tego za ciebie bez narażania własnej niezależności, i właśnie tę lukę wypełnia ta praca.
Czy to to samo, co audyt wewnętrzny?
Nie. Audyt wewnętrzny to stała funkcja zapewniająca (assurance), która raportuje do zarządu lub komitetu audytu. Tu chodzi o ograniczone w czasie przygotowanie do zewnętrznego audytu ustawowego.
Korzystamy z usług jednej z firm z Wielkiej Czwórki. Czy to coś zmienia?
Podnosi to poprzeczkę w zakresie wymaganej dokumentacji i zwiększa koszt niespełnienia tych wymagań. Praca przygotowawcza pozostaje taka sama.
Czy to się pokrywa z przygotowaniami do due diligence?
W dużym stopniu i celowo. Około dwóch trzecich dokumentacji z przygotowania do audytu można ponownie wykorzystać w data roomie, dlatego firmy, które w tym samym roku mają rundę finansowania i audyt, powinny ułożyć je w przemyślanej kolejności, a nie prowadzić osobno.