Ensimmäinen tilintarkastus.
Useimmat sijoittajarahoitteiset yritykset tulevat lakisääteisen tilintarkastuksen piiriin ensimmäisenä tai toisena toimintavuotenaan, ennen kuin kukaan on ehtinyt varautua siihen.
Ratkaisut · Tilintarkastusvalmius
Tilintarkastusvalmius startup-yrityksille ja teknologiayrityksille
Numminen Advisory valmistaa teknologiayrityksiä lakisääteiseen tilintarkastukseen ja konsernitilintarkastukseen. Tilintarkastusvalmius tarkoittaa, että yritys pystyy todistamaan, täsmäyttämään ja selittämään omat lukunsa ennen kuin tilintarkastaja kysyy niitä, jotta tilintarkastuksessa voidaan tarkastaa juuri se, mitä tilintarkastajan on tarkoitus tarkastaa, ilman että ensin joudutaan selvittämään, miten kirjanpito on koottu.
Tilintarkastus ei mene huonosti siksi, että yritys olisi tehnyt jotain väärin. Se menee huonosti, koska tavallisten päätösten perusteluja ei ole koottu ajallaan, ja niiden kokoaminen jälkikäteen vie viikkoja, joita tiukassa aikataulussa ei ole.
Tuottojen jaksotusKonsernin sisäiset erätKäyttöomaisuusLähipiiri
3 valmiina, 1 avoinna
Milloin yritykset tarvitsevat tätä
Tunnistamme neljä tyypillistä syytä, joiden vuoksi yritykset tilaavat tilintarkastusvalmiuden kartoituksen.
Tilintarkastajan vaihto.
Uusi tilintarkastusyritys tarkastaa uudelleen avaavat saldot ja kirjanpitoperiaatteet, jotka edellinen tilintarkastusyritys oli hyväksynyt jo vuosien ajan. Pitkään noudatetut kirjanpitokäytännöt otetaan uudelleen tarkastelun kohteeksi, yleensä pahimmalla mahdollisella hetkellä.
Ensimmäinen konsernitilintarkastus.
Konsernitilinpäätöksen luvut, konsernin sisäiset erät ja tytäryhtiöiden raportointipaketit tarkastetaan ensimmäistä kertaa yhdessä, ja konsernitilinpäätöksen tarkastus on aivan erilainen prosessi kuin kolmen erillisen yhtiön tilintarkastus.
Viime vuonna tilintarkastus oli vaativa.
Tilintarkastajan huomautuskirjeen kohdat, joita ei ole koskaan saatettu päätökseen, nousevat uudelleen esiin, ja toisena vuonna tilintarkastaja päättää, onko taloushallinto parantumassa vai ajautumassa väärään suuntaan.
Tekoäly taloushallinnossa
Miten tekoäly muuttaa tilintarkastusvalmiuden valmistelutyötä
Tilintarkastusvalmiudessa tekoäly huolehtii seurannasta ja täsmäytyksistä. Se yhdistää jokaisen tilintarkastajan pyynnön siihen liittyvään dokumentaatioon, täsmäyttää erittelyt saldoluetteloon ja merkitsee puutteet jo viikkoja ennen kenttätyön alkamista. Numminen Advisoryssa Joanna Numminen tarkistaa, mitä tilintarkastajalle toimitetaan, ja vastaa niistä harkintapäätöksistä, joita tilintarkastuksessa testataan.
| Taloushallinnon tehtävä | Mitä tekoäly tekee tällä hetkellä | Mitä jää talousjohtajan vastuulle |
|---|---|---|
| PBC-luettelo | Seuraa kutakin tilintarkastajan pyyntöä sen perustana olevaan asiakirjaan asti. | Mitä lähetetään tilintarkastajalle ja missä muodossa. |
| Erittelyt | Laatii erittelyt saldoluettelosta ja täsmäyttää ne. | Saldojen ja niiden taustalla olevien selitysten tarkastelu. |
| Täsmäytykset | Täsmäyttää pankkitilit ja reskontrat pääkirjaan jokaisena työpäivänä. | Poikkeamien selvittäminen ja mahdolliset oikaisut. |
| Sopimukset ja vuokrasopimukset | Merkitsee sopimukset, joille ei ole vastaavaa tositetta tai kirjanpitokäsittelyä. | Valittu kirjanpitokäsittely ja tilintarkastajan kanssa sovittu kanta. |
Kuinka hoidamme sen
- Joanna on saanut tilintarkastuskoulutuksen Deloittella, joten työtila on rakennettu tilintarkastajien vaatimusten mukaisesti.
- PBC-seurantajärjestelmä käynnistyy joka työpäivä klo 7.00 kenttätyötä edeltävinä kuukausina.
- Mitään tietoja ei toimiteta tilintarkastajalle ilman talousjohtajan hyväksyntää.
Mitä tilintarkastajat pyytävät ja missä asiat menevät pieleen
Suurin osa ongelmista keskittyy seitsemään alueeseen.
Tulouttaminen. Kirjallinen kirjanpitoperiaate, sen taustalla olevat sopimukset sekä näyttö siitä, että periaatetta on sovellettu yhdenmukaisesti koko vuoden ajan.
Kehityskustannusten aktivointi. Sovelletut kriteerit, tuolloin kirjattu harkinta sekä summia tukevat tuntitiedot.
Avustukset ja julkinen rahoitus. Kirjaamisajankohta, niihin liitetyt ehdot sekä se, onko jäljellä palautettavia määriä.
Yhtiöiden väliset ja konsernin sisäiset saldot. Molempien osapuolten saldot ovat samat samalla tilikaudella, ja eliminointilogiikka on dokumentoitu.
Jaksotukset. Siirtovelat, ennakkomaksut, ennakkoon laskutetut tuotot ja laskuttamattomat saamiset kirjataan sille kaudelle, jolle ne kuuluvat.
Valvontamenettelyt ja hyväksyntä. Kuka hyväksyi mitäkin, todistettuna ja dokumentoituna. Neljänkymmenen hengen yrityksessä tämä on yleensä heikoin osa-alue, ja juuri siitä tilintarkastajat tekevät eniten huomautuksia.
Riskienhallintamenettelyt. Toimintaperiaatteet ja näyttö siitä, että yritys suojaa itseään sisäisiltä ja ulkoisilta uhilta.
Kaikkien seitsemän kohdan taustalla on sama kaava. Päätös oli järkevä. Todisteita siitä, että se tehtiin tarkoituksellisesti, ei ole olemassa.
Mitä työ sisältää
Valmistelu tapahtuu ennen tilintarkastusta, ei sen yhteydessä.
Valmiuskartoitus
Jokainen edellä mainittu alue testataan olemassa olevan aineiston perusteella, minkä tuloksena syntyy kirjallinen luettelo havainnoista, jotka on järjestetty tilintarkastusriskin ja korjaamiseen tarvittavan työmäärän mukaan.
Korjaustoimenpiteet, priorisoituna
Puuttuvat toimintaperiaatteet laaditaan, täsmäytykset tehdään uudelleen, jos ne eivät täsmää, ja päätökset kirjataan ylös, kun niitä tehneet henkilöt vielä muistavat perustelut.
Tilintarkastusaineisto, jota tiimisi ylläpitää
Erittelyt laaditaan tilintarkastajan odottamassa muodossa, ja ne ovat oman controllerisi hallussa eikä meidän, jotta ensi vuoden tilintarkastus voidaan aloittaa olemassa olevasta aineistosta.
Miten yhteistyö aloitetaan
Tilintarkastusvalmiuden kartoitus
Kolmesta viiteen päivään kestävä, laajuudeltaan kiinteä kartoitus, jonka päätteeksi laaditaan kirjallinen havaintomuistio, jossa on priorisoitu korjausluettelo ja arvio kunkin kohdan vaatiman työmäärän suuruudesta.
Korjaustoimenpiteet
Hinta määritetään joko erillisenä projektina havaintojen perusteella tai sisällytetään olemassa olevaan kuukausisopimukseen, jos yrityksellä on sellainen. Ensimmäistä konsernitilintarkastusta valmistelevat yritykset tarvitsevat yleensä myös konsolidointityötä, jonka laajuus on kuvattu omalla sivullaan.
Kuka tämän työn tekee
Numminen Advisoryn on perustanut ja sitä johtaa Joanna Numminen. Hän on saanut tilintarkastuskoulutuksen Deloittella ennen siirtymistään yrityksen sisäiseen taloushallintoon, joten valmistelu tehdään sekä tilintarkastajan että yrityksen näkökulmasta. Hän on hoitanut samanaikaisesti suomalaista lakisääteistä raportointia, IFRS- ja US GAAP -standardeja moniyhtiöisessä konsernissa, rakentanut valvontakehyksiä alusta alkaen sekä vienyt julkisen rahoituksen hankkeita kustannusraportoinnin ja tarkastuksen läpi. Hänellä on ollut ACCA-pätevyys vuodesta 2017 lähtien.
Mitä myöhästyminen maksaa
Valmistautumaton tilintarkastus aiheuttaa kustannuksia kolmella rintamalla kerralla. Tilintarkastuspalkkiot nousevat, koska tilintarkastusyhteisö laskuttaa ajasta, jonka se käyttää sellaisten asioiden selvittämiseen, jotka olisit voinut toimittaa valmiiksi. Kuukausikatko venyy, koska controllerisi joutuu vastaamaan kysymyksiin samalla kun seuraava kuukausi odottaa. Lisäksi tilintarkastajan huomautuskirje pitenee, ja juuri sen sijoittaja lukee ensimmäisenä, kun due diligence alkaa.
Yleisiä kysymyksiä
Mitä on tilintarkastusvalmius?
Tilintarkastusvalmius tarkoittaa sitä, että tilintarkastajan pyytämät todisteet, täsmäytykset, toimintaperiaatteet ja dokumentoidut harkintapäätökset on koottu yhteen ennen tilintarkastuksen alkamista. Se on yrityksen suorittamaa valmistelutyötä, ei osa itse tilintarkastusta.
Milloin suomalaiselta yritykseltä vaaditaan tilintarkastus?
Tilintarkastaja on nimettävä, ellei enintään yhtä kolmesta rajasta ole täyttynyt sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltävällä tilikaudella: taseen loppusumma yli 100 000 euroa, liikevaihto yli 200 000 euroa tai keskimäärin yli kolme työntekijää. Useimmat sijoittajarahoitteiset yritykset ylittävät nopeasti kaksi näistä kolmesta rajasta.
Kuinka paljon etukäteen meidän tulisi aloittaa valmistelut?
Ensimmäisen tilintarkastuksen osalta kolme kuukautta ennen tilikauden päättymistä. Aikaisemmin, jos tilikaudella on perustettu uusi yhteisö, muutettu laskentakehys tai saatu merkittävä avustus.
Voiko tilintarkastajamme kertoa, miten meidän tulisi valmistautua?
Tilintarkastajat voivat kuvata, mitä he tulevat pyytämään, ja heidän tulisi tehdä niin. He eivät voi valmistella aineistoa puolestasi vaarantamatta omaa riippumattomuuttaan, ja juuri tähän väliin tämä työ sijoittuu.
Onko tämä sama asia kuin sisäinen tarkastus?
Ei. Sisäinen tarkastus on jatkuva varmistustoiminto, joka raportoi hallitukselle tai tarkastusvaliokunnalle. Tämä on ajallisesti rajattu valmistautuminen ulkoiseen lakisääteiseen tilintarkastukseen.
Käytämme yhtä neljästä suuresta tilintarkastusyhtiöstä. Muuttaako se mitään?
Se nostaa odotettujen asiakirjojen laatustandardia ja noudattamatta jättämisen kustannuksia. Valmistelutyö on samaa työtä.
Meneekö tämä päällekkäin due diligence -valmistelun kanssa?
Pohjimmiltaan kyllä, ja tarkoituksella. Noin kaksi kolmasosaa tilintarkastusvalmiusasiakirjoista on uudelleen käytettävissä data roomissa, minkä vuoksi yritysten, joilla on samana vuonna sekä rahoituskierros että tilintarkastus, tulisi järjestää nämä kaksi peräkkäin sen sijaan, että ne hoidettaisiin erikseen.