Taloushallinnon tiimi kasvaa liiketoiminnan laajentuessa
Jokainen uusi markkina-alue tai yksikkö tarkoittaa uutta työntekijää, ja tiimi viettää päivänsä lukujen valmistelussa.
Ratkaisut · Tekoäly taloushallinnossa
Taloushallinnon tekoäly: agentit, AI-natiivi softa ja niitä hallinnoiva talousjohtaja
Taloushallinnon tekoäly tarkoittaa tekoälyagenttien ja tekoälypohjaisten ohjelmistojen käyttöä taloushallinnon tehtävissä, kuten kuukausikatkossa, täsmäytyksissä, raportoinnissa ja ennustamisessa, ja lopputuloksesta vastaa talousjohtaja. Numminen Advisory tarjoaa taloushallinnon tekoälyratkaisuja kansainvälisille startup-yrityksille ja kasvaville teknologiayrityksille.
Työskentelyssä yhdistyvät Joanna Nummisin kokemus talousjohtajana ja kahdenlaiset tekoälyratkaisut: tarkistamiemme kumppaneiden ohjelmistot sekä agentit, jotka hän kehittää yrityksen omaan tietojärjestelmään.
- Pankkitilien täsmäytysValmis
- Konsernin sisäinen täsmäytysValmis
- Poikkeamien kommentointiLaadittu
- Talousjohtajan hyväksyntäAvoin
Mitä taloushallinnon tekoäly tarkoittaa Numminen Advisoryssa
Talousjohtajan harkinta. Tekoäly muuttaa sitä, kuka laatii luvut. Se ei muuta sitä, kuka niistä vastaa. Joanna päättää, mitkä tehtävät siirretään tekoälylle, ja hyväksyy sen, mitä hallitus ja sijoittajat näkevät.
Tarkistetut tekoälyyn erikoistuneet kumppanit. Jos jokin erikoistunut tuote hoitaa tehtävänsä jo hyvin, kuten kulujen hallinta tai ostovelat, suosittelemme sitä ja integroimme sen järjestelmään. Teemme yhteistyötä pienen joukon tekoälyyn keskittyvien taloushallinnon ohjelmistoyritysten kanssa, joiden tuotteita olemme testanneet todellisissa taloushallinnon toimintaympäristöissä.
Kehittämämme agentit. Yrityksen toimintatavoista riippuvat tehtävät, kuten täsmäytykset tai konsernin sisäisten erien täsmäytys, hoidetaan agenteilla, jotka Joanna rakentaa yrityksen ERP-järjestelmään ja kirjanpitoon. Monille kasvaville konserneille tämä tarkoittaa Oracle NetSuitea, ja suomalaisille yhtiöille Procountoria tai Netvisoria.
Tekoäly taloushallinnossa
Miten tekoäly muuttaa taloushallinnon tiimin työtä
Tekoäly valmistelee nykyään suurimman osan siitä, mitä taloushallinnon tiimi aiemmin kokosi käsin, täsmäytyksistä hallituksen kommenttien ensimmäiseen luonnokseen asti. Numminen Advisoryssa Joanna Numminen ottaa tämän käyttöön yrityksen omassa kirjanpidossa ja hoitaa sen yhdessä tiimin kanssa, jotta ihmiset voivat käyttää aikansa tarkasteluun ja päätöksentekoon. Mitään ei kirjata kirjanpitoon ennen kuin talousjohtaja on sen hyväksynyt.
| Taloushallinnon tehtävä | Mitä tekoäly tekee tällä hetkellä | Mitä jää talousjohtajan tehtäväksi |
|---|---|---|
| Kuukausikatko | Täsmäyttää pankkitilit ja reskontrat pääkirjaan joka aamu ja listaa poikkeamat. | Jaksotuksia ja arvioita koskeva harkinta sekä kuukausikatkon hyväksyntä. |
| Ostolaskut | Lukee jokaisen laskun ja tiliöi sen tilikartan mukaan. | Maksujen ja kaikkien toimintaperiaatteiden vastaisten asioiden hyväksyminen. |
| Raportointi | Laatii johdon raportin ja alustavan selostuksen poikkeamista. | Mitä luvut kertovat ja kuka on vastuussa niistä. |
| Ennustaminen | Päivittää rullaavan kassaennusteen pankkitietojen perusteella ja merkitsee poikkeamat suunnitelmasta. | Skenaariovaihtoehdot ja keskustelu hallituksen kanssa. |
Kuinka toimimme
- Jokaiselle asiakkaalle luodaan oma projekti Joannan rakentamaan työtilaan, jossa asiakkaan konteksti ja liitetyt järjestelmät ovat käytettävissä vain lukuoikeudella.
- Kumppaniohjelmistot ja omat agenttimme lukevat tietoja samasta tietolähteestä, joten luvuista on olemassa vain yksi versio.
- Jokainen ajokerta kirjataan lokiin, ja hallituksen raportointipaketissa esitetty luku voidaan jäljittää sen lähteeseen asti.
Milloin kasvava yritys tarvitsee tekoälyä taloushallintoon
Kuukausitilinpäätös riippuu yhden henkilön taulukoista
Raportit saapuvat myöhässä, eikä kukaan muu osaa hoitaa kuukausitilinpäätöstä, kun kyseinen henkilö on poissa.
Tiimi kokeilee jo tekoälytyökaluja
Ihmiset käyttävät chat-avustajia yritystietojen käsittelyssä ilman valvontaa, ja tulokset vaihtelevat henkilöstä toiseen.
Sijoituskierros on tulossa
Due diligence -tarkastuksessa testataan, voidaanko jokainen luku toistaa järjestelmistä joka kerta, kun pyyntö saapuu.
CFO Operating System
Tekoälyagentit taloushallinnossa: mitä ne tekevät ja mihin ne perustuvat
Taloushallinnon tekoälyagentti on ohjelmisto, joka suorittaa itsenäisesti määritellyn osan taloushallinnon tehtävistä, kuten konsernin sisäisten erien täsmäyttämisen tai poikkeamien selostusten laatimisen, ja raportoi suorittamansa toimet. Agentit ovat nopeita suurissa volyymeissä ja toistuvissa tehtävissä. Niiltä puuttuu kuitenkin yrityksen oma konteksti, ja ilman sitä jokainen agentti aloittaa tyhjästä.
Kasvavassa yrityksessä tämä konteksti on yleensä vain muutaman henkilön päässä ja laskentataulukoissa. Tilinpäätös riippuu siitä, kuka on laatinut laskentataulukon, sama harkintapäätös tehdään eri tavalla kuukausittain, ja hallituksen raportointipaketin lukua on vaikea toistaa, kun sijoittaja kysyy, mistä se on peräisin.
Numminen Advisory ratkaisee tämän rakentamalla taloushallinnolle CFO Operating Systemin. Se on yrityksen omistama tuotos: jäsennelty joukko tekstimuotoisia tiedostoja, joiden pohjalta sekä ihmiset että agentit työskentelevät. Tiedostoissa kuvataan, miten yritys pitää kirjanpitoaan, kirjalliset menettelytavat jokaiselle toistuvalle tehtävälle sekä kunkin prosessin nykytila. Agentit toimivat sen pohjalta pyynnöstä tai ajastetusti, ja ne pysähtyvät odottamaan talousjohtajan hyväksyntää ennen kuin kirjanpitoon tehdään mitään muutoksia.
- Konteksti. Konsernirakenne, kirjanpitoperiaatteet, tilien vastaavuudet ja tilinpäätöskalenteri kirjataan kerran ja pidetään ajan tasalla, joten tieto ei enää ole yhden henkilön varassa.
- Taidot. Jokaisesta toistuvasta tehtävästä tulee kirjallinen menettelytapa, jossa määritellään sallitut poikkeamat ja tilanteet, joissa agentin on keskeytettävä toiminta ja kysyttävä neuvoa. Päätöksenteko muuttuu prosessiksi, jota tiimi voi tarkastaa ja korjata.
- Kaksi tapaa ajaa. Talousjohtaja tai tiimi käynnistää agentin hallituksen raportointipakettia tai sijoittajan kysymystä varten, ja ajastetut agentit hoitavat aamun pankkitäsmäytyksen ja kuukauden lopun konsernin sisäisen täsmäytyksen. Molemmat lukevat samoja tiedostoja, joten luvuista on olemassa yksi versio.
- Hyväksyntä. Agentit valmistelevat ja ihmiset päättävät. Mitään ei kirjata pääkirjaan tai lähetetä yrityksen ulkopuolelle ilman hyväksyntää, ja jokainen ajo kirjataan lokiin, jotta luku voidaan jäljittää lähteeseensä asti.
Kehitä, osta tai liitä
Yhdistä kirjanpitojärjestelmä
ERP-järjestelmä ja paikalliset kirjanpitokirjat pysyvät luotettavina tietolähteinä. Kaikki muu perustuu niiden tietoihin.
Hanki tuotteita tekoälyyn erikoistuneilta kumppaneilta
Kun erikoistunut tuote hoitaa tehtävän jo valmiiksi, sen ostaminen on nopeampaa ja edullisempaa kuin sen rakentaminen.
Rakenna omat agenttisi
Kun työ riippuu kyseisen yrityksen toimintatavoista, sen omaan kirjanpitojärjestelmään perustuvat agentit sopivat paremmin kuin yleiskäyttöinen tuote.
Miten arvioimme tekoälypohjaisia kumppaneita
Kumppanituotteen on kyettävä lukemaan tietoja yrityksen olemassa olevasta kirjanpitojärjestelmästä ja noudatettava sen roolipohjaisia käyttöoikeuksia. Tarkistamme myös tuotteen kirjausketjun ja sen, mihin asiakastiedot tallennetaan. Kun suosittelemme kumppania, mainitsemme sen nimen ja ilmoitamme mahdolliset kaupalliset suhteet siihen.
Mitä emme ole
Numminen Advisory ei ole ohjelmistoyritys eikä se myy lisenssejä edelleen. Emme myöskään ole chatbotteja kehittävä tekoälytoimisto. Olemme CFO-palvelu, jota johtaa talousjohtaja, joka käyttää näitä järjestelmiä omassa päivittäisessä työssään ja on vastuussa niiden tuottamista luvuista.
Kuka tekee tätä työtä
Numminen Advisoryn perustaja Joanna Numminen toimi NAPA:ssa NetSuite-tuotevastaavana Suomessa, Kiinassa, Japanissa, Koreassa ja Yhdysvalloissa sekä johti NetSuite-järjestelmän käyttöönottoa ONEiO:ssa. Silo AI:ssa hän rakensi globaalin taloushallinnon ja vei konsernin läpi ostajan due diligence -prosessin. Hänellä on ACCA-pätevyys ja hän on saanut tilintarkastuskoulutuksen Deloittella. Nykyään hän kehittää ja hallinnoi tekoälyagentteja omassa taloushallinnossaan.
Miten yhteistyö aloitetaan
Taloushallinnon tekoälykartoitus
Kiinteän laajuuden tarkastelu taloushallinnosta, sen järjestelmistä ja jo käytössä olevista tekoälytyökaluista, joka päättyy kirjalliseen suunnitelmaan tekoälyn käyttöönotosta. Hinta ilmoitetaan laajuuden perusteella ennen työn aloittamista.
Käyttöönottoprojekti
Agentit ja kumppaniohjelmistot otetaan käyttöön yrityksen kirjanpitojärjestelmässä, minkä jälkeen ne luovutetaan tiimille. Hinta annetaan kartoituksen jälkeen.
Osana ulkoistetun talousjohtajan kuukausisopimusta
Yrityksille, jotka haluavat, että järjestelmän asentaja huolehtii myös sen ylläpidosta. Katso ulkoistettu talousjohtaja.
Hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa. Katso projektipaketit ja hinnasto.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä on taloushallinnon tekoäly?
Taloushallinnon tekoäly tarkoittaa tekoälyagenttien ja tekoälypohjaisen ohjelmiston käyttöä taloushallinnon tehtävissä, kuten tilinpäätöksessä, täsmäytyksissä, raportoinnissa ja ennustamisessa. Hyvin toimivassa järjestelmässä tekoäly valmistelee työn, ja talousjohtaja hyväksyy sen ja vastaa luvuista.
Mitä ovat tekoälyagentit taloushallinnossa?
Ohjelmisto, joka suorittaa itsenäisesti määritellyn osan taloushallinnon tehtävistä käyttäen yrityksen kirjanpitoa ja kirjallisia menettelytapoja sekä raportoi suorittamansa toimet. Tyypillisiä esimerkkejä ovat täsmäytykset, laskujen kirjaaminen, konsernin sisäisten liiketoimien täsmäytys ja poikkeamien selostusten ensimmäiset luonnokset.
Mistä taloushallinnon tekoälyprojekti alkaa?
Taloushallinnon tavoitteesta, ei työkalusta. Joanna aloittaa siitä työstä, joka on yritykselle juuri nyt tärkeintä, kuten nopeammasta tilinpäätöksestä tai hallituksen raportointipaketista, johon sijoittajat luottavat, ja selvittää, kuka sen laatii ja mistä aineistosta. Ensimmäinen agentti kohdistetaan sinne, missä selvitys osoittaa eniten manuaalista työtä.
Mikä on CFO Operating System?
CFO Operating System on taloushallinnon tekoälyprojektin keskeinen tuotos. Se on yritykselle rakennettu ja sen omistama joukko tekstitiedostoja, joihin on kirjattu, miten yritys pitää kirjanpitoaan, kirjalliset menettelytavat jokaiselle toistuvalle tehtävälle sekä kunkin prosessin nykytila. Numminen Advisory rakentaa sen työn alussa ja luovuttaa sen dokumentoituna, sillä agentti on vain niin luotettava kuin sille annettu konteksti.
Miten päätätte, mitä agentti voi tehdä itsenäisesti?
Harkinta kirjataan säännöiksi ennen kuin agentti saa tehtävän, mukaan lukien toleranssit, täsmäytyksen edellyttämä näyttö sekä tilanteet, joissa sen on keskeytettävä ja kysyttävä. Agentit valmistelevat ja laativat luonnoksia. Arviot, maksut, kirjaukset ja kaikki toimintaperiaatteiden ulkopuolinen jäävät ihmisille, ja talousjohtaja hyväksyy sen, mitä hallitus ja sijoittajat näkevät.
Mitä tapahtuu, kun agentti tekee virheen?
Jokainen poikkeus kirjataan ja tarkistetaan. Kun sääntö osoittautuu virheelliseksi, Joanna korjaa kirjallisen menettelytavan, suorittaa kyseisen vaiheen uudelleen ja vertaa tuloksia. Vain tarkistuksessa pitäneet logiikat tulevat vakiomenettelyiksi, joten järjestelmä tarkentuu kuukausi kuukaudelta.
Pitääkö meidän vaihtaa kirjanpito-ohjelmistoamme?
Sille ei ole tarvetta. Työ perustuu järjestelmiin, joita yritys jo käyttää, ja ne pysyvät luotettavina tietolähteinä. Jos jokin erikoistunut tuote hoitaa tehtävän jo hyvin, suosittelemme yhtä tarkistetuista tekoälypohjaisista kumppaneistamme, ja räätälöityjä agentteja rakennetaan vain silloin, kun yrityksen oma toimintatapa sitä vaatii.
Ovatko taloudelliset tietomme turvassa tekoälyagenttien kanssa?
Agentit saavat vain tehtävän vaatimat vähimmäisoikeudet, ja oletuksena niillä on pelkkä lukuoikeus. Mikään ei muuta kirjanpitoa ilman hyväksyntää, ja jokainen ajo kirjataan lokiin, joten jokainen raportin luku voidaan jäljittää lähteeseensä asti.
Korvaako tekoäly taloushallinnon tiimin?
Ei. Se muuttaa sitä, mihin tiimi käyttää aikansa. Valmistelutyö siirtyy agenttien hoidettavaksi, ja ihmiset siirtyvät tarkasteluun ja päätöksentekoon. Kasvavalle yritykselle tämä tarkoittaa yleensä sitä, että työmäärän kasvu ei enää tarkoita uuden työntekijän palkkaamista.
Mitä yritys säilyttää yhteistyön päätyttyä?
Yritys säilyttää kaiken, mitä rakennamme, omassa ympäristössään, CFO Operating Systemistä alkaen. Kaikki on dokumentoitu, jotta taloushallinnon tiimi voi käyttää ja muokata sitä ilman meitä, tai Joanna voi jatkaa sen ajamista osana ulkoistetun CFO:n kuukausisopimusta.